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Tuesday, 20 December 2016

[Internal Marketing] 內部行銷 - 小眉角的教育訓練


本文經過潤飾刊登於2016年12月20日自由時報D6版副刊<<老闆看過來>>特輯


「你剛剛寄出去的信件,裡面有句子多空了一格。」
「這份產品規格書的字型看起來太醜,應該要改一下。」
「給客戶的產品包裝,不能這樣包,通常我們是用另一種包裝紙。」

這些有的沒的職場小眉角,身為主管的我們,是否都紮紮實實的提供過教育訓練呢?
許多溝通上的小爭執、甚至是沒有必要發生的無效溝通,其實都能從更有效方式來處理。

如果你在意,那麼就把規則訂出來,做好教育訓練
許多企業在新人進入公司時,只提供產品的教育訓練,讓他們熟悉自己公司所生產販賣的產品,以免客戶來時一問三不知。這樣做很重要,大家都可以理解這道手續沒做好所帶來的負面影響;但是,產品以外的小事呢?

公司做事習慣、文件處理習慣、各種文件表格、甚至電子郵件的標題或字型格式…各家公司都有自己比較偏好的做法、或者是一些不成文的使用方式。這些小眉角,如果身為管理者的我們很介意,每次看到都忍不住要去糾正同事的時候,你就最好把這些想法與公司內部做溝通,設定出制式的表格或標準流程,然後進一步提供正式的教育訓練給需要的人員。

如此一來可以減少每次看見自己不喜歡、不習慣的做事方法而與對方溝通(或者是碎唸!)的麻煩。也能讓一起共事的同仁清楚知道該遵守的法則 - 或者,有意見的話,也能再拿出來討論修改流程。


不要以為只有業務、客服才需要教育訓練
我遇過許多主管來向我抱怨他們的新助理沒有使用公司習慣的文件字型、表格、排版方式等等,還覺得這些新人很沒常識。但是當我反問:「你們有提供教育訓練告知他們這些事要如此處理嗎?」大部份的人都安靜了 - 許多使用習慣的流程,都只會跟新人說「我們就遇到一個學一個」,卻讓我們都忘了,新進人員或許有前公司的工作習慣、有自己做事的方式,如果沒有告知我們所在意、偏好的做事方法,又如何能抱怨對方不理解呢?

我曾經待過十分龜毛的公司,他們對於每個詢價、索取樣品、報價,都有自己要求的格式、甚至為了歸檔方便,連電子郵件的標題都有要求。可是因為一進公司就安排好各式各樣的教育訓練,提醒著我們應該如何做好這些事,除了一開始有時候還是會寫錯格式以外,做久了養成習慣倒也不會有什麼困擾了,大家都能好做事。

也待過那種沒有報價單表格、沒有一定的規格書樣式的公司,每一次整理出來的文件給不同的主管看都有不一樣的意見。弄得全公司的人都不知道怎麼做才能讓各個上司滿意,最後整個公司不同的產品線、不同的部門都有不同的做法,幾年下來養出來的習慣就是 - 沒有人反應就沒事,不要多問,不然反而會被罵。

企業文化是需要養成的,許多經營多年的公司或許已有許多早已養成的習慣,但是只要願意,慢慢開始改變、讓企業升級,都不會嫌太晚呀!

Monday, 19 December 2016

[English Skills] 進階英文 - 語言裡的小惡魔 (下)


上週分享了「語言裡的小惡魔(上)」,本週則是要繼續提供關於網路資源的應用,針對聽、說、讀、與寫這四個面向去做練習:

聽:聽廣播、看沒有字幕(或原文字幕)的電影、聽音樂都是很好的練習資源
個人常用:TuneIn.com 來聽自己喜愛的電台當作練習、TED.com 聽演講(可選字幕或無字幕)

說:在網路上用Skype/Handouts或其他通訊軟體與真人做交換語言的練習 - 畢竟這年頭與網路上認識的人直接約出來碰面還是有一定的風險,為了保護自己,越來越多人只透過網路電話來做語言交流 (當然還是要小心選擇是否開視訊或與對方通話,保護自己最重要!)。

初階的練習可以利用大聲自我朗讀字句來增加發音準確度、或與熟識的朋友們建立固定的外語練習時間 - 我有朋友就是與鄰居/好友們固定星期六早上一起吃早午餐,然後全程都用英文分享自己當週的精采事,講不出來或講錯時,大家一起討論就變得十分有趣!

讀:從小東西開始閱讀起才能慢慢茁壯,初階的學習者可以下載一些免費的童書來練習閱讀 (大部份的app也能聽朗讀練習發音)、到書局買一些我們從小聽過的童書外文版,例如小紅帽、三隻小豬等等,因為這些故事我們已經理解了,所以在閱讀英文時的聯想力會比較強,也比較不容易有挫折感而不想繼續下去。

進階學習就能開始上網看文章等網頁、讀電影台詞、歌詞等句子,都是增進閱讀力的方式。最後才會建議去讀外文報紙,因為新聞用字又是更嚴肅的字詞。我國中自以為是的轉到CNN聽新聞,聽了半個小時的財經新聞仍然摸不著頭緒,當時對英文有著很大的挫折感啊…所以接觸新聞用字更需要強大的語文底子。

寫:初步的練習可以先從眼前開始,把眼前的書桌/辦公桌上的所有物件都翻譯成外文寫下來試試看 - 畢竟學語言的目的就是要溝通,如果連每天用到的小東西都無法講出口,那要如何溝通呢?然後再慢慢的向整個房間/家裡/辦公室作延伸練習。

單字練習得差不多之後,再來開始練習把這些物件寫進日記裡,每天利用幾分鐘時間寫三到五句外文日記,除了紀錄生活以外,更能練習生活應用的文句。

個人常用:BBC Learning English 裡有針對各種層級的英文學習提供資源,有文法或寫作都很好用哦!
另外 BBC Languages 裡面也有法文、德文、西班牙文、與義大利文的學習資源可以利用。

Tuesday, 13 December 2016

[English Skills] 進階英文 - 語言裡的小惡魔 (上)


講到學習語言,常常有人問我:「到底要不要花錢去補習?」。我個人比較拿手的只有英文而已,所以以下的說明大多會以英文語言進修為主要的討論,但是對於其他語言,雖然工具可能不同,但是學習原則應該也會大同小異。

要思考這個問題之前,我覺得可以先細分兩個判斷方法 - 這次的學習目的是什麼?
學語言的目的本來就是為了溝通,其中通常有兩個比較明確的目標,一種是為了考過某些證照,例如公司或學校要求每個人的多益成績要到達某個門檻、或者是個人想要考取某些職照所需。另一種則是單純為了個人或職場需求,想要再精進。這兩個方向當然都能選擇自學或者是上補習班,但是會依照每個人所習慣的唸書方式而有所不同,想要面對外文裡的小惡魔,我們的招術可多的呢:

I. 考取檢定/證照
想要考取證照,不管是選擇自修或是上補習班,都要記住一個共通方式 - 拼命的寫題庫!
考試與實際的應用外文有時候是有差距的,雖然底子強的人,面對溝通或是考試可能都相對容易得分。但是考試考得好的人,面對真實的外國人,仍然是有講不出話的情況;或者是很能講的人,可能文法或單字底子並不強,因此考試也可能考不出真正的實力。

所以,面對不同的語言考試,建議都要記得好好的練習模擬試題。這個目的是要讓大腦習慣這樣的題型、並且適應每場考試該有的時間限制與壓力 - 否則每題都會,但是整張考卷寫完要比表定考試時間多出了幾倍,這樣的實力也無法順利應考呀!

自修:有一定底子的人,非常建議自修就好,因為看題庫中的解說也能順利解惑、理解自己寫錯的題目背後的原因。就算題庫上的解說不夠詳盡,從網路上也大多能找到各種論壇的討論與說明。

補習:針對特定檢定的衝刺班是利用補習班的最好方向,因為除了會有與同學一起打拼的革命情感,對於比較不能自行閱讀解說的人來說,寫錯的題目有老師帶著解題、告知重點筆記、以及分享解題經驗,這些都是去補習裡最珍貴的成效。所以如果花了錢去上課,記得就別像我一樣自己苦讀了,要多與人討論互動,才能事半功倍。


II. 個人/工作進修
有些人單純因為個人興趣想要精進語文、或者是工作應用需求而想再更上一層樓,也能藉由以下幾個方法來判斷自己需不需要花錢上補習班、或者需要進一步請一對一老師。

補習:人都是有惰性的,如果沒有把每堂課的時間空下來、專程去上課的話,很多人自學個幾天就會懶散掉了,虎頭蛇尾的,同一本參考書都只有前幾頁翻到爛掉,後面都像新的一樣整齊。如果這是你的唸書習慣,那麼我強烈建議要花點小錢去上課,才能用同儕力量逼著自己進步。當然,補習不是為了讓人痛苦,而是讓我們找到一起努力的夥伴,知道我們都不孤單,才能手牽手一起前進。

如同考證照那樣,有老師帶著解說每個應用背後的原理與文法、有人發正確的音給你聽、也有人教你學習原則、最後還會逼著我們交作業。如果你剛好是因為過往經驗而對該語言有些排斥或懼怕的話,要多去試聽找到讓你不怕開口問問題的老師,這樣才能先讓自己面對恐懼,照著專家的方式引導學習,才能克服內心的緊張與害怕。

自修:如果有國/高中語文基礎的人,尤其會使用網路、或者是不怕看外文網頁的人,我就會建議可以自修,因為這年頭網路上的免費資源真的太多太多了,一切都逛過一次後再找一對一老師來精進也是很好的方式。不過這種自修方式通常是針對那些對自己比較有自制力、也清楚進修方向的人,例如特別想要練習商用簡報英文、或者是電影中的口語用字等等,才會比較有直接的效果。

關於怎麼樣開始應用網路免費資源的話,我們下週再分享下集提供一些參考方向嚕!

同場加映:語感這回事