案例一
基層員工向直屬主管提出離職信，依照規定於一個月前發信告知，並答應會協助交接事務。幾天下來，主管公務繁忙，常常外出拜訪客戶，所以小員工誤以為那陣子主管較忙，儘管感匪夷所思依舊靜靜等候通知。兩周後，主管依舊沒有約談該員工、沒有交接動作、沒有任何溝通；於是終於在某次會議後特地留下主動向主管提出疑問，對方才恍然大悟的說：「你還沒跟老闆聊嗎？我以為你那封信件只是告知我結論，我以為你自己跟老闆談完確認所有細節了！」
案例二
主管與助理正在處理產品退貨問題，每天討論著新品倉、非新品倉、以及不良品倉總共還有多少數量要退貨。整整三周過後，因為帳上數量與實際數量一直對不整齊，每天重數到大家筋疲力盡，這時主管似乎突然開竅一般說著：「我們應該要先定義什麼是新品、什麼是非新品跟什麼叫不良品！」
這些案例內容聽起來似乎讓人覺得誇張可笑，但是，卻真實的發生在許多中小企業間。你們的工作環境中也有這類令人抓狂的溝通困境嗎？
如果權利與責任不清楚劃分的話，就會出現像案例一那樣的斷層，例如老闆明明交代下屬去做的事，結果因為老闆自己急性子，在員工還沒處理時就自己跳出來處理或與客戶對談，往往就會讓員工不知如何拿捏分寸，未來在處理事務的時候，也會因此畏縮不積極。同樣的，如果在上位者沒有清楚自己所下的每個決策，沒有思考清楚其中邏輯的話，則會容易出現案例二這般的定義問題，導致下屬無法好好做事，每天事倍功半。然而，這樣的溝通方式，最後造成企業空耗、內部步調不一、喪失一致性、而且難以成就好的企業文化，當然就更難有正向循環。
人與人之間的相處自然有合不合得來的問題，只是一家公司的運作，當然不能讓資訊的斷層出現在誰與誰互看不順眼這種小事上！因此，除了適當的安排人才、強化溝通等方向來減低溝通誤解之餘，也可以考慮好好運用EIP (Enterprise Information Portal) 這一類的電子系統來幫助管理。在環保意識提升的年代，企業推動無紙化的概念之下，相信已經有許多企業早已實施這種系統，只不過，一定還是有許多企業(尤其中小型企業)尚未好好善用這些資源：紙本簽呈、權限劃分都流於形式、沒有實踐；或者是雖有EIP系統卻沒有完全落實等情況。因此，流程電子化將是能避免像上述這些責任、權力劃分不清窘境的解決方式之一。
Chi。季 - 你的個人品牌訓練師。
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