「天啊！我主管竟然寫出了這樣的英文耶！太驚人了！」
J那天在上班中突然傳訊這樣跟我說…我還一頭霧水的搞不清楚他主管到底寫了什麼。
接著他傳了這樣一段英文：「We will much appreciate for our reference.」
然後J在另一頭笑到無法繼續講話。
職場中，就算不太需要寫到全英文的電子郵件，我相信大家都難免會看到一些像是FYI，BTW這一類的縮寫字。但這些字到底代表什麼意思？原文又是如何呢？我猜想大家看到原形會更容易記得它們吧！
商用英文上，尤其是正式英文上，其實是很不建議使用縮寫英文的，所以例如：I'm, it's, don't…這一類的口語縮寫字，為表達正式，其實都不應該在商用書信上使用縮寫的。
不過，會有一些因為原本的片語比較長，而且在職場上又極度常用的字眼，現在被發展成可以直接寫成縮寫，而且通常一寫大家都能知道意思的字詞，以下就是一些商用英文上常用的一些給大家做做參考：
1. FYI / FYR = For Your Information / Reference 資料供你參考。
通常使用在你不確定資料提供給對方是否是對方需要的時候，就可以在轉發的文件上標註FYI或FYR，讓對方知道這個信件的內容只是一些參考資訊。
* Information 通常是一些比較廣泛的資料，例如你剛好看到A手機品牌出了新產品，而你把資料轉給B手機品牌工程師，就可以用FYI來告知對方。而Reference的使用，我個人在語感上會比較認為內容較information再相關一些，例如你已清楚知道新聞內容跟這位B手機品牌工程師有相關，但不知道對他真正有用的是新聞內容的哪一段時使用。但原則上，兩者幾乎是可以互相切換的。
2. BTW = By The Way 順帶一提
大部份使用在你想在主信件內容中提另外一件不太相干的小事，它可能不太重要，但只是需要簡單告知。例如，在寫完郵件後，你又想起要跟對方提醒一下昨天開會的筆記要還給你，就可以在信末寫上：Btw, remember to bring my meeting notes back please, I might need it later. (順便提醒一下，記得把我的會議筆記還回來哦，我晚點可能會需要它。)
3. CC = Carbon Copy 與 BCC = Blind Carbon Copy 副本 與 密件副本
許多人在工作上知道何時該使用副本與密件副本，大家可能也都會跟同事說：「記得把email cc 給我！(意指：記得把寄出去的電子郵件寄一份副本給我！)」。但大家都知道cc 與 bcc 這兩個字是怎麼來的嗎？
以前尚未有電子郵件讓一切資料無紙化之前，當公司需要發佈消息時，會在上面寫著正本給哪個部門以及副本給哪個同事之類的。在那種時代，需要給出副本時，就需要拿去影印機上再印出一份影本；而當時的影印機通常都是使用碳(carbon)粉的，因此，用carbon出來的影本 (copy)，就是當時的副本。因此才會變成現今的縮寫 - cc
那麼bcc應該就不難理解了吧？就是當你不想讓收到此文件的其他人知道還有另外給了某些人的話，就用密件副本了。所以blind在這裡指的就是「隱藏的」的意思。
4. OOO = Out of Office
當我們出差或是休假時，都會設定自動回覆的電子郵件。這個時候就會需要告知對方我們「不在辦公室」，可能會比較慢回信或是暫時聯絡不到人，所以用OOO就可以簡單的讓對方立刻明白。
* 其實我個人不太喜歡使用這個詞，因為我記得以前第一次看到時，還傻傻的以為是亂碼…從此對它有不好的印象…但是為了讓大家別跟我一樣完全看不懂而被嘲笑，就算不喜歡使用這個字，也至少知道一下別人是這樣寫的。
所以，學到了fyi / fyr，我們如果反過來需要請求別人提供資料以利參考時，也可以說：please send me the files for our reference. (請把資料寄給我們參考。)。但是J的主管寫了什麼呢？我一問之下才知道來龍去脈，原來是他主管想要跟對方說：「(如果你提供這些資料)給我們參考，我們會很感謝你的！」。
小心哦！了解前因後果後，可能覺得這句英文沒有什麼不對。但是，在標準使用的英文上，這句的語意幾乎是完全讓人看不懂的。因為從句意上來翻譯會變成：「我們會很感謝我們的參考」。這樣的英文真的會在職場上偷偷被嘲笑的哦！
對縮寫用字不確定或對語句使用度不夠熟悉時，我們都會建議還是乖乖把整個句子寫完整是避免犯錯的最好方法。這個句子其實可以稍微整理一下變成：" We will be appreciative if you provide the information for our reference". 這樣的句子既簡明又不含糊，也不會比J主管所寫的句子多花什麼時間打字吧！ :-)
* Btw, 聽說J的主管還常常在email最後寫著："Anything please let me know." (什麼都請讓我知道)，這種十分台灣式的直譯英文其實也很掉漆喲！對英文不如母語人士般熟悉的話，我們都強烈建議還是別太偷工減料，好好的句子寫完整才不會讓人會錯意。建議的寫法是：" If you have any questions about the file, please let me know." (如果你對檔案有任何問題，請讓我知道) - 要把你能提供解答的範圍指定清楚，不然對方家裡廁所壞掉有問題要問也要告知你嗎？因為你自己寫了「什麼都請讓我知道」啊…
Chi。季 - 你的個人品牌訓練師。
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