[English Skills] 商用英文秘技 - 軟影印與硬影印

"Would you please take a hard copy of this document and bring it back to me? Thanks!"

在倫敦工作的時候，主管拿著一份文件這樣跟我說；我其實有聽懂她希望我把文件拿去影印一份再帶回來給她，但這種時候才認真的思考著，到底…「Hard copy」與「Soft copy」這兩個字，是怎麼一回事？

聰明的你應該可以用猜想的方式得到答案。

原來，在早期無法全面無紙化以前，需要複製紙本文件時，我們會說「make a copy」，也就是「複製一份」的意思。那時候，大概都是以打字機直接將文件照著再打出一份來製作複本。隨著影印技術的發展，漸漸開始以光的技術進行影印的動作 (也就是為什麼我們在使用影印機時，常常會看見它發出光芒)，因此影印技術出現了另一個詞叫作「photocopy」。雖然台灣比較習慣直接以「copy」來簡稱，不過，至少在聽見其他人說到 photocopy 這個字眼時，也不用擔心聽不懂了。

時代的變遷之下，進入無紙化的時期後，大部份我們需要的文件都可藉由電子的方式來傳輸，因此，照片、影片與文件，都不再需要真的印出來了。為了區別實體印製的文件與電子複製的文件，因而產生了「hard copy」與「soft copy」這兩個詞。

Hard copy指的是有實質可以摸得到的文件，把它們想成可以觸摸到硬硬的紙，所以用「hard」copy 來形容。

相反的，因為無法觸摸，而且通常需要不同的電腦軟體操作才能執行的，就叫做「Soft copy」。

很簡單的兩個小字，想清楚意境之後，是不是很好記呢？
以後就不用擔心分不清楚對方是要紙本文件還是電子文件嚕！

[Marketing] 行銷筆記 - 三碗豬腳，對不起我不講泰文

我的泰國同學來台灣時，因為好奇台灣的泰國餐廳是否如家鄉般道地，所以特地前往用餐。

如同我們進入許多台灣異國餐廳一般，我們立刻聽到「三碗豬腳」* 這個問候語。而看了菜單後，我同學理所當然的用了泰文點餐，一連串講個不停還露出肯定的眼神，似乎說著:「不錯欸，你們台灣人才真多」…

只見服務生一臉驚慌，好一陣子後才尷尬的比手畫腳，用破爛英文告知，他們沒有人會講泰文。

我同學難掩失望的快速用手指比比菜單點好菜後，跟我說:「他們不是會用泰文打招呼嗎？我以為那表示他們可以用泰文溝通，害我開心了一下……」

我才想起自己在國外時，不管是到日本料理店、法國餐廳、義大利餐廳，只要他們能用該國語言歡迎招呼，必定會有至少一位同事能以該語言與客戶應對。台灣，卻是強迫著每一位服務人員死背外語歡迎詞；目的不是為了提供服務，而只是想營造「外國」的樣子。

不過，一句歡迎詞不只無法讓人有異國感，甚至帶來更大的期待失落。就如同我們花了國中高中總共三年，告訴大家我們有學英文，但遇到外籍人士時，卻只敢揮揮手說goodbye那般尷尬。

我們是不是都常常忘了做每件事的最根本理由？

就像我們在刁鑽發音文法時，忘了學語言的目的是溝通，能聽懂就好。其他都是有餘力後可以再精進的。

就像訓練了一批動作表情應答一致的員工，卻忘了服務的根本是用心而不是機器人的生硬。沒有心的感動，動作再標準一致都會讓人冷感。

當然，如果你的原始動機就是想讓客人知道，別對你的服務有期待，因為講的話只是死背，做的菜也可能只是掛著異國菜名的台灣料理，那這種案例應該不在我們的討論範圍內了。

每件事每個動作，都有其背後的理由跟動機，執行的目的就是滿足這個起始原因；但我們都太常被多餘的裝飾模糊了重點。

那，所以到底用外文迎接、打招呼的目的是為了什麼？不就是為了讓客戶覺得服務有用心與到位嗎？

所以，說著一句我們自己都不懂而死背的歡迎詞，對於不懂外文的本國人，可能根本毫無作用。但是對於思念家鄉菜的外籍人士，原本的目的是想讓他們感到溫馨。

現在卻變相告知客戶，我其實無法給你如同家鄉般的體驗。這種無法有等值服務的期待，其實更是讓人無望的。倒不如坦然讓客戶知道:「不好意思，我不懂你的語言，但我們很用心，菜單有圖片有簡易英文，我們也很願意認真耐心的陪你比手畫腳」，這種真誠的可愛，我覺得才是最讓人感覺有心的服務。

你的企業是否也提供英文網頁卻無人能用英文與客戶溝通？隔壁的日本料理店是否也在你進入時喊著「以來夏麻say」*，卻一樣無人懂日文？

下次，換個角度重新思考每個動機背後的理由吧！別讓我們忘了那個最單純原始的念頭。

註* : 因為不會講泰文跟日文，只記得大概的發音如果硬是寫成中文字應該是這樣的。要是唸起來無法完全正確，還請見諒。

台南都會報 Vol. 23 - 我們都需要的職涯顧問

2015年2月出刊的都會報，是2014年8月所寫的「我們都需要的職涯顧問」，內容有與編輯部再做部份的增加與小幅修改。再次分享給大家嚕~ :-)

　　雜誌上正談論著職場瓶頸期一事，許多人漸漸不知道自己要的是什麼了；曾經在初入職場、新換環境時的野心勃勃，如今似乎都變了樣。我自己體驗過這種現象，也從客戶身上發現過。而 2015 農曆年快到了，是否也有人因此正思考著該不該「轉職」呢？

別忘了期待成為的自己

　　我的求學過程在外人眼裡看來順利且有方向，卻不知令人窒息的低分其實常常折磨著我；畢業後的工作也曾讓我有深深的洩氣與挫敗感。最後不斷的思考檢查、把自己置於不同領域中，才緩緩發現那個夢想中的自己——那個我期待成為的自己。

　　有些人縱使在無盡的忙碌中，卻總感覺與周遭環境格格不入；或者，可能根本不開心、不享受身處於這樣的環境中。另外一些人，可能更辛苦一些——已經因各種因素而陷在失業的泥沼中。看看四周，是不是很少人真正享受自己的工作呢？成長背景與教育影響之下，長輩們填鴨式的把認為長大後會面臨到的所有問題以及對後輩的期許全都一股腦的給了出去；然而，卻沒有人告訴我們，何時該拿哪種技能應戰、該挑哪個戰場前往？或者告訴我們，原來要自己獨立思考分析後再作決定…

　　有一次我在等著接機時，有兩位同樣在等待的媽媽們正聊著天：

　　A：妳家小朋友這次回來後也要準備申請學校了吧？

　　B：是啊，還在想著要幫他申請什麼學校好呢？我正在評估 X、Y、Z 這三間。

　　A：聽說 X 校的申請時間較晚，但是它在世界排名很前段，光想著就覺得風光！我覺得妳應該就讓他在學校多待幾個月，然後幫他申請 X 校，這樣未來你們就不用擔心了！…

　　我聽得很無奈，心想怎麼沒有人問問孩子：你想要什麼呢？你唸書有沒有開心？你有沒有喜歡這一切呢？

　　所以出了社會後，我們或許被安排介紹了份工作，盲目開始職場生活；或者稍微幸運一點可以自由選擇工作；但是，從自信滿滿懷抱著遠大理想中開始了新的工作…到最後慢慢的只剩埋頭苦做、忙於滿足他人的期許與要求…卻忘了自己追求的是什麼、忘了自己多麼的獨一無二無可取代。逐漸讓無止盡的問號在腦海盤旋，卻無力解答。

檢視個人意願和周邊資源

　　

　　職場上難免有瓶頸，這是否代表需要往外尋找新機會呢？或只是短暫的職場倦怠？遇上這種時期，我們會建議好好的把自己剖析一番，不管是自發性還是透過外在力量，分析好自己的心，才能看得清楚接下來要走的路。能讓心沉靜下來的話，建議多閱讀、多找安靜的空間時間來冷靜思考、找出方向並檢視自己；甚至包含探討此刻工作困難的原因——公司資源不足、夥伴默契不佳、或單純只是遇上難處理的事務而心煩想逃避？

　　可惜，有些時候，我們常困在自己的盲點裡不易冷靜。那麼，除了從書籍雜誌中學習，或參考網路上許多關於自我檢視與轉職考量等資訊，這裡提供幾個思考方向幫助突破盲點：

●     你，開不開心——心境才是走得長久的關鍵

●     現有技能——專業證照或語言能力…

●     個人特質——善於社交、冷靜思考…

●     夢想中的自己——渴望達到何種境界

●     檢視現有環境——想達到期待的自己，已經擁有以及還缺什麼？

●     尚未達到夢想中那個自己的原因？——因為經驗不足或尚未獲得某些技能？

●     未來趨勢評估——現在適合或需要轉換方向嗎？原因分別為何？

●     找親朋好友聊聊以上想法，聽聽他人意見

●     與你尊重或已達到你夢想境界的人聊聊，學習經驗談

●     是否需要專業的職涯顧問？

　　前面三分之二都與自我檢視相關，仔細思考，慢慢看清；但是也小心別讓自己困在裡面太久。個人認為「你，開不開心」是最大的重點；一個讓人不開心的環境，薪水再高、環境再好、品牌再大，內心仍會有股不滿足感，而這種感覺很快的會吃掉我們的熱情。如同總舖師中憨人師所說：「心若歡喜，菜就好吃」。開不開心，真的很重要。深度了解自己後，便可進行最後三項——記住，越是與人交流，越能看清自己的盲點或找到新的學習方向。

專業諮詢幫助瞭解與鍛鍊自身

　　關於最後一項——專業職涯顧問。這種角色在台灣其實尚未普遍；但有些其他國家已有許多此方面的資源，在必要時刻提供專業諮詢與訓練。當然，如同心理醫生一般，付費的對象如果不夠本事讓人們打開心房說話，效力可能也會打折；不過，與其不斷在矛盾與困境中鬼打牆而自我束縛，專業的職涯職問或許便能派上用場。畢竟這些顧問的客戶群廣、經驗多，可能接觸過與你面對一樣困境的客戶…了解他人如何提升自己並看看故事如何發展，更能幫助自己想清楚是否走到了該轉換環境的階段。

　　職涯顧問涵蓋範圍很廣，此處先以基本的人才訓練來作討論：人力顧問（亦即所謂的獵人頭顧問──Headhunter）、大眾型訓練講師、以及個人訓練師。「人力顧問」的角色包含深入了解企業求才方向與需求、與企業客戶交流人才市場資訊並給予建議；同時從各式各樣管道尋找合適人選、包裝並推薦人才以幫其找到發揮長處之天地。好的人力顧問有能力於冗長繁複之過程中幫求職者從成千上萬的履歷中脫穎而出。可惜的是，我們經常能輕易找出自己的缺點，卻少有自信說出我們的優點與專長在哪。因此，如果不懂得包裝自己、無法整理出漂亮的履歷或作品集，那要得到人力顧問的青睞就會相對較困難。

　　「大眾型職涯顧問」則提供許多激勵課程、大型訓練，讓各行各業的人才參與並從中找到適合自己的方向；或者也向企業提供所需的訓練活動。所以當我們不確定如何精萃履歷、不清楚怎麼突顯優點與長才、或者想學習如何與同事上司相處、想增加管理團隊之能力，都有相關課程可報名（有些甚至是免費的）。現下流行的網路研討會 （Webinar）也是可以考慮參加的方向之一。這些課程從心境上面「激發創造力」、「發現自己」，到實戰的「履歷寫作技巧」、「如何用 LinkedIn 展現自己」（LinkedIn 為目前全球最大的專業型社群網站）…都值得學習了解，還能有機會認識不同領域的人才，增加交流討論的管道。

　　至於「個人訓練師」就如同稍早前所提，類似心理醫生的角色。這方面的訓練是一對一且具針對性，通常會建議對自己有一定程度的了解後，清楚自己缺乏的方向且需要專業分析時，再來尋找個人訓練師的協助。課程開始前由訓練師與客戶深聊、了解其個人特質與工作經歷、環境分析等層面後，規劃相關的訓練計劃。例如，初出社會的新鮮人寫好了履歷，卻無法精準呈現自我或無機會練習一對一面試技巧；或者工作遇上瓶頸，想針對簡報技巧、肢體語言等方面做專一性訓練。這個時候的個人訓練師將不會如大眾型講師般點到為止，而是細緻的針對客戶提供最直接的改善建議與實際練習機會。

　　心若歡喜，菜就好吃。職場上的任何一個角色，都無法完全取悅每個人；我們不斷努力精進、自我要求；透過適當管道了解自己；然後找尋讓我們能夠開心自在的環境，自然而然的，就能在工作崗位上開啟熱情與活力。

[English Skills] 商用英文密技 - 縮寫只是小蛋糕，難不倒你的！

「天啊！我主管竟然寫出了這樣的英文耶！太驚人了！」
J那天在上班中突然傳訊這樣跟我說…我還一頭霧水的搞不清楚他主管到底寫了什麼。

接著他傳了這樣一段英文：「We will much appreciate for our reference.」
然後J在另一頭笑到無法繼續講話。

職場中，就算不太需要寫到全英文的電子郵件，我相信大家都難免會看到一些像是FYI，BTW這一類的縮寫字。但這些字到底代表什麼意思？原文又是如何呢？我猜想大家看到原形會更容易記得它們吧！

商用英文上，尤其是正式英文上，其實是很不建議使用縮寫英文的，所以例如：I'm, it's, don't…這一類的口語縮寫字，為表達正式，其實都不應該在商用書信上使用縮寫的。

不過，會有一些因為原本的片語比較長，而且在職場上又極度常用的字眼，現在被發展成可以直接寫成縮寫，而且通常一寫大家都能知道意思的字詞，以下就是一些商用英文上常用的一些給大家做做參考：

1. FYI / FYR = For Your Information / Reference 資料供你參考。

通常使用在你不確定資料提供給對方是否是對方需要的時候，就可以在轉發的文件上標註FYI或FYR，讓對方知道這個信件的內容只是一些參考資訊。

* Information 通常是一些比較廣泛的資料，例如你剛好看到A手機品牌出了新產品，而你把資料轉給B手機品牌工程師，就可以用FYI來告知對方。而Reference的使用，我個人在語感上會比較認為內容較information再相關一些，例如你已清楚知道新聞內容跟這位B手機品牌工程師有相關，但不知道對他真正有用的是新聞內容的哪一段時使用。但原則上，兩者幾乎是可以互相切換的。

2. BTW = By The Way 順帶一提

大部份使用在你想在主信件內容中提另外一件不太相干的小事，它可能不太重要，但只是需要簡單告知。例如，在寫完郵件後，你又想起要跟對方提醒一下昨天開會的筆記要還給你，就可以在信末寫上：Btw, remember to bring my meeting notes back please, I might need it later. (順便提醒一下，記得把我的會議筆記還回來哦，我晚點可能會需要它。)

3. CC = Carbon Copy 與 BCC = Blind Carbon Copy 副本 與 密件副本

許多人在工作上知道何時該使用副本與密件副本，大家可能也都會跟同事說：「記得把email cc 給我！(意指：記得把寄出去的電子郵件寄一份副本給我！)」。但大家都知道cc 與 bcc 這兩個字是怎麼來的嗎？

以前尚未有電子郵件讓一切資料無紙化之前，當公司需要發佈消息時，會在上面寫著正本給哪個部門以及副本給哪個同事之類的。在那種時代，需要給出副本時，就需要拿去影印機上再印出一份影本；而當時的影印機通常都是使用碳(carbon)粉的，因此，用carbon出來的影本 (copy)，就是當時的副本。因此才會變成現今的縮寫 - cc

那麼bcc應該就不難理解了吧？就是當你不想讓收到此文件的其他人知道還有另外給了某些人的話，就用密件副本了。所以blind在這裡指的就是「隱藏的」的意思。

4. OOO = Out of Office

當我們出差或是休假時，都會設定自動回覆的電子郵件。這個時候就會需要告知對方我們「不在辦公室」，可能會比較慢回信或是暫時聯絡不到人，所以用OOO就可以簡單的讓對方立刻明白。

* 其實我個人不太喜歡使用這個詞，因為我記得以前第一次看到時，還傻傻的以為是亂碼…從此對它有不好的印象…但是為了讓大家別跟我一樣完全看不懂而被嘲笑，就算不喜歡使用這個字，也至少知道一下別人是這樣寫的。


所以，學到了fyi / fyr，我們如果反過來需要請求別人提供資料以利參考時，也可以說：please send me the files for our reference. (請把資料寄給我們參考。)。但是J的主管寫了什麼呢？我一問之下才知道來龍去脈，原來是他主管想要跟對方說：「(如果你提供這些資料)給我們參考，我們會很感謝你的！」。

小心哦！了解前因後果後，可能覺得這句英文沒有什麼不對。但是，在標準使用的英文上，這句的語意幾乎是完全讓人看不懂的。因為從句意上來翻譯會變成：「我們會很感謝我們的參考」。這樣的英文真的會在職場上偷偷被嘲笑的哦！

對縮寫用字不確定或對語句使用度不夠熟悉時，我們都會建議還是乖乖把整個句子寫完整是避免犯錯的最好方法。這個句子其實可以稍微整理一下變成：" We will be appreciative if you provide the information for our reference". 這樣的句子既簡明又不含糊，也不會比J主管所寫的句子多花什麼時間打字吧！ :-)

* Btw, 聽說J的主管還常常在email最後寫著："Anything please let me know." (什麼都請讓我知道)，這種十分台灣式的直譯英文其實也很掉漆喲！對英文不如母語人士般熟悉的話，我們都強烈建議還是別太偷工減料，好好的句子寫完整才不會讓人會錯意。建議的寫法是：" If you have any questions about the file, please let me know." (如果你對檔案有任何問題，請讓我知道) - 要把你能提供解答的範圍指定清楚，不然對方家裡廁所壞掉有問題要問也要告知你嗎？因為你自己寫了「什麼都請讓我知道」啊…